Quy tắc HORENSO bất cứ người Nhật nào phải thuộc

Khi mới bắt đầu đi làm, bạn có hay bị than phiền do sự non nớt của bản thân, chẳng hạn tự ý phán đoán và xử lý công việc mà không thảo luận với cấp trên hoặc không báo cáo lỗi sai trong quá trình thực hiện. Ngay cả các nhân viên lâu năm cũng mắc phải những lỗi này. Để trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn hãy nhớ kĩ  HORENSO quy tắc bất cứ người Nhật nào phải thuộc lòng trong lòng bàn tay nhé.

Quy tắc HORENSO là gì?

HORENSO là từ viết tắt của:

• HOKOKU: Báo cáo
• RENRAKU: Liên lạc
• SODAN: Thảo luận

Trong đó, HOKOKU là việc thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, sự cố phát sinh hoặc các công đoạn đã hoàn tất. RENRAKU là cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan để tránh sơ sót khi có việc phát sinh. Chẳng hạn, nếu bạn đi làm muộn hoặc kế hoạch bị thay đổi vào phút chót thì phải thông báo đến cấp trên hoặc những người có liên quan. Còn SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để cùng đưa ra hướng giải quyết.

HORENSO trong giải quyết công việc

Chúng ta sẽ ứng dụng quy tắc này ra sao và vào những công việc gì?

HOKOKU – Báo cáo

• Thông báo dựa trên kết quả thu được. (Vì cấp trên của bạn rất nhiều việc nên cần báo cáo ngắn gọn, xúc tích)
• Không được bỏ qua các báo cáo giữa kì (thời điểm phù hợp là lúc hoàn thành 50% khối lượng công việc.)

RENRAKU – Liên lạc

• Cùng chia sẻ thông tin (đừng quên rằng bạn đang làm việc trong một tập thể)
• Không thêm thắt hoặc thay đổi thông tin (chẳng hạn, không được thêm ý kiến chủ quan của bản thân khi chia sẻ thông tin.)

SODAN – Thảo luận

• Nếu chưa hiểu rõ dù chỉ một tí, cũng nên bàn luận trao đổi (vì có những lỗi nghiêm trọng chưa xuất phát từ sự việc quen thuộc thông thường)
• Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan (hãy thông báo kết quả kèm theo lời cảm ơn đến những người đã cùng thảo luận với bạn)

Luyện tập quy tắc HORENSO với tình huống mẫu

Để hiểu rõ hơn về quy tắc HORENSO, hãy thử suy nghĩ về tình huống sau đây.

• Tình huống

Vì đường sá buổi sáng quá đông đúc nên bạn đã đến công ty trễ 10 phút.

• Chọn lựa A

Không liên lạc với công ty để thông báo việc mình sẽ đến trễ, 10 phút sau bạn xuất hiện tại văn phòng, ngồi vào ghế và làm việc bình thường như không có gì xảy ra.

• Chọn lựa B

Khi thấy mình sẽ bị trễ giờ, bạn gọi điện cho cấp trên. Đầu tiên là thông báo sẽ đến trễ 10 phút, tiếp theo là trình bày lí do trễ. Sau đó, ngay khi bước vào văn phòng, bạn gặp sếp để thông báo sự có mặt của bản thân

Đáp án chọn lựa ở đây chắc hẳn sẽ là B, tại sao ư, vì nó thực hiện đúng theo quy tắc “Liên lạc – RENRAKU”. Bởi vì thời gian bắt đầu làm việc đã được quy định trong điều khoản cam kết của hợp đồng của bạn và công ty nên việc liên lạc với cấp trên là hết sức cần thiết.

Việc liên lạc vào thời điểm “ngay khi nhận ra sẽ trễ giờ” là rất quan trọng. Nó giúp bạn và những người có liên quan chủ động hơn, ví dụ như sẽ dời buổi họp nhóm lại 10 phút để đợi bạn đến, hoặc biết cách trả lời nếu có đối tác cần gặp bạn. Chính vì cậy hãy cố gắng thực hiện quy tắc HORENSO thật sớm nhé!

Sự việc ở trên chỉ là một ví dụ nhỏ, nhưng nếu làm được như thế, chúng ta có thể tạo nên một công ty được hỗ trợ và phát triển bởi sự hợp lực của tất cả mọi người. Một tập thể chỉ có thể vững vàng khi có sự hỗ trợ của từng cá nhân, vì vậy mà người Nhật rất xem trọng tinh thần làm việc nhóm. Những thông tin hữu ích cần phải được chia sẻ cho nhau, chứ không chỉ giữ cho riêng cá nhân nào. Các bước thực hiện để hỗ trợ lẫn nhau như vậy chính là HORENSO!